Article 1 – Témoignage président

L’histoire du président d’optimisation +

Comment Guillaume, président de Optimisation+, a transformé sa gestion d’entreprise grâce à Office 365**

 

 

Voici Guillaume, le nouveau président de Optimisation + depuis quelques mois.

Sur la photo, il est tout sourire – c’est une personne qui aime rire. Mais ce n’était pas tout à fait le cas quand il a commencé à travailler avec Office 365!

 

Voici son histoire de sa propre bouche.

 

« Je me souviens parfaitement de la confusion que j’ai ressentie lorsque, en 2018, j’étais gestionnaire dans une grande organisation et que j’ai entendu parler pour la première fois de Office 365. Mes collègues et moi découvrions de nouveaux outils – Teams, Sharepoint, OneDrive, Yammer (pour ceux qui s’en souviennent! paix à son âme)…

 

Nous faisions de notre mieux pour les utiliser, mais pour être honnête, aucun d’entre nous ne savait vraiment comment ce qu’il faisait. Entre le stockage de fichier sur SharePoint, le travail en simultané sur des fichiers partagés, les conversations sur Teams, les notifications qui sortaient de partout et les courriels qui continuaient à affluer, tout semblait désordonné. Les outils étaient là, mais nous étions dépassés.

 

C’était d’autant plus difficile qu’en tant que gestionnaire, il nous revenait d’expliquer à nos équipes comment les utiliser. Les employés se perdaient entre les applications, chacun créait son « Teams » dans son coin menant à une multiplication des informations. Ce changement était fait pour nous rendre plus efficace et mieux travailler ensemble, mais ce qui arrivait était exactement l’inverse.

 

Mon organisation avait mis sur pied un studio qui publiait des capsules vidéos sur chacune des applications. C’était une bonne idée, et j’ai vraiment cru que cela m’aiderait. Le problème, c’est que les contenus parlaient des outils, pas de comment je pouvais les utiliser dans mon travail. Après des heures de visionnement, j’étais découragé et j’ai abandonné.

 

A partir de ce moment-là, je me suis dit que j’allais utiliser ce que je comprenais – pas grand-chose en fait – et que je m’adapterais au cas par cas. Je sais que cela ne semble pas très positif, mais j’étais rendu là : j’avais autre chose à faire que de découvrir comment Office 365 fonctionne!

 

Tout a vraiment changé lors d’une formation que j’ai suivi en 2019.

 

Cette formation sur Office 365 m’a littéralement ouvert les yeux. Il y a eu un avant et un après.

 

Cette formation était donnée par un formateur de grande qualité. Je ne me souviens malheureusement pas de son nom, mais il a eu sur moi et sur tous les participants un impact vraiment important.

 

Ce qui était vraiment différent des formations et vidéos que j’avais eu auparavant, c’est qu’il nous a expliqué concrètement l’intention derrière ces nouveaux outils et comment les utiliser pour en tirer le maximum. Ça a été une véritable révélation.

 

Cela peut paraître un peu futile ou dépassé aujourd’hui, mais à l’époque, j’ai réellement pris conscience que travailler avec Office 365, c’était changer radicalement la manière dont on travaillait en équipe. Chaque outil avait enfin un rôle précis dans une nouvelle façon de travailler centrée sur la collaboration et l’efficacité.

 

Une fois que j’avais compris ça et appris comment les utiliser ensemble, tout est devenu plus simple. SharePoint pour centraliser les documents et OneDrive pour les fichiers personnels, Teams pour les échanges instantanés et Outlook pour les échanges formels ou externes, etc.

 

J’y voyais clair. Et ma productivité a grimpé en flèche. Tout comme celle de mon équipe. Je voyais enfin vu comment ces outils pouvaient faciliter notre travail au quotidien.

 

L’importance des licences et des accès

 

En 2019, j’ai décidé de lancer ma propre entreprise. J’ai tout de suite adopté Office 365. C’était devenu ma façon de travailler.

 

En quelques mois, mon entreprise de services conseils a décollé et j’ai commencé à servir des grands du Québec inc et des organisations publiques. J’étais sur un nuage, je me prenais pour le roi du monde.

 

Avoir des clients réputés, c’est gratifiant. Ça vient aussi avec de grandes exigences. Je signais des contrats dans lesquels je devais m’engager à assurer la sécurité des données et des documents que mes clients me confiaient. La pression a commencé à monter.

 

C’est à ce moment là que j’ai fait appel à des spécialistes pour qu’ils auditent mon « environnement 365 » et mes pratiques de sécurité. Disons que mon ego en a pris un coup. 

 

Quand j’ai décidé de créer ma propre entreprise, j’étais plus conscient des risques liés à une mauvaise gestion des licences et des accès.

Notez bien qu’ayant suivi de multitudes de formation en cybersécurité quand je travaillais dans de grandes organisations, j’étais déjà conscient de l’importance de la sécurité, des mots de passe et des différents pièges que les fraudeurs nous tendent.

Mais je n’avais pas compris l’importance de la gestion des accès, des mises à jour et des paramètres de sécurité, et de l’impact pour protéger les données sensibles et éviter les erreurs coûteuses.

Depuis, tout est en règle et je fais des suivis réguliers avec mon spécialiste TI pour rester à jour et vigilants.

L’opportunité de l’automatisation

Depuis ces événements, je me disais que je n’aurais plus de surprise avec Office 365.

Après tout, j’avais intégré ces outils dans mon quotidien et les façons de faire de mon entreprise. Je n’étais pas peu fier de voir que je pouvais conseiller certains de mes clients dans certaines de leurs pratiques entre mes mandats. Et je m’étais aussi assuré de répondre aux exigences de sécurité les plus sévères. Que pouvait-il bien me surprendre?

En 2023, tout le monde ne semblait avoir d’attention que pour ChatGPT.

Et en même temps, Microsoft introduisait Power Automate, puis par la suite PowerApps. Il faut le dire, ce sont des fonctionnalités qui sont beaucoup moins spectaculaires que ChatGPT. Et je dois reconnaitre que j’ai mis un peu de temps avant de m’y intéresser. Peut-être parce que cela me paraissait un peu compliqué.

J’ai commencé à les utiliser dans la dernière année. Et ce que j’ai découvert, c’est une mine d’or de gains de productivité. Accueil de nouveaux employés, approbation des feuilles de temps et de la paie, traitement des dépenses… je ne compte plus les heures que nous avons gagné avec ces outils.

Chaque fois que je regarde en arrière, j’ai un seul regret : pourquoi est-ce que je ne m’y suis pas mis avant?

Et la réponse que je me donne est à chaque fois la même : je ne savais pas ce que je ne savais pas.

Redonner aux suivants

Il y a quelques mois, j’ai décidé d’acheter Optimisation+, une entreprise de formation spécialisée dans les solutions de Microsoft 365.

Mon but est clair avec cette nouvelle entreprise : faire profiter de mon expérience et aider d’autres organisations à adopter et profiter au maximum des outils numériques pour les mettre à leur service. »