Comment augmenter radicalement son efficacité avec Copilot?

Qu’est-ce que Copilot et devriez vous l’adopter? 

Imaginez-vous passer quelques jours sans votre téléphone portable.Seriez-vous aussi efficace? Combien de tâches seriez-vous incapables de faire? Combien de temps supplémentaire cela vous prendrait-il?

L’intelligence artificielle, c’est le nouveau téléphone. Ne pas l’utiliser, c’est être moins efficace par rapport à ceux qui l’adoptent.

Beaucoup se demandent: comment ça marche l’IA? comment l’utiliser ? Et est-ce que cela vaut vraiment la peine?

L’objectif de cet article est de répondre à ces questions en vous présentant Copilot, l’intelligence artificielle intégrée à l’environnement de Microsoft.

Chez Optimisation+, nous avons intégré Copilot dans notre travail quotidien. Nous avons exploré l’outil, amélioré nos performances et découvert des pépites.

Dans ce guide, on vous aide à découvrir ce qu’est Copilot, comment l’utiliser, et surtout comment être plus efficace. On vous partage notre expérience pour vous permettre d’aller plus vite et éviter les erreurs que nous avons pût faire. 

Que vous cherchiez à être plus efficace dans votre quotidien, à améliorer la performance de votre organisation, ou à comprendre comment réussir son déploiement, ce guide répondra à vos questions.

1. Qu’est-ce que Copilot et à quoi ça sert?

Copilot, c’est la solution principale d’intelligence artificielle générative de Microsoft.

Elle regroupe trois fonctionnalités permettant d’améliorer de manière significative l’efficacité et la productivité :

• Le chat 
• Les agents d’automatisation 
• Le contrôle des systèmes et des données

1.1 Le chat (l’agent conversationnel)

Le « chat » ou agent conversationnel est la fonction la plus connue et la plus familière.

Elle permet d’améliorer la productivité individuelle et des équipes dans la réalisation des tâches suivantes :

• Résumer des documents, chaînes de courriel, pages web etc.
• Créer des contenus : textes, rapports, tableaux, images, etc
• Générer des idées
• Analyser des données
• Développer de nouvelles connaissances

Une étude menée en 2023 par la compagnie de consultants BCG auprès de 750 consultants a mis en évidence des gains de performance de l’ordre de 40% pour ces tâches (Sources: How People Can Create – and destroy – value with generative AI, et Harvard Study)

Dans le cas de Copilot, des gains additionnels sont rendus possibles grâce à :

• La connection au Web en temps réel (Web grounding)
• La connection aux documents professionnels, par exemple les documents sauvegardés dans un Sharepoint (Graph grounding)
• L’intégration de Copilot dans les applications 365 comme Teams, Outlook, Word, Excel et Power point, qui sont utilisées par la majorité des organisations.

Ces gains de productivité impressionnants requierent au moins deux conditions importantes :

• Une identification rigoureuse des cas d’utilisation.
  • L’IA est très intéressante dans certaines situations, et parfois moins dans d’autres.Bien choisir les cas d’utilisation fait une grande différence.
• Le développement de compétences
  • Les nouvelles, comme la capacité à rédiger des prompts efficaces
  • Les plus traditionnelles, comme le jugement critique.

1.2. Les agents d’automatisation

Les agents sont moins connus, mais ils constituent le réel filon d’amélioration de l’efficacité de l’intelligence artificielle.

En effet, ils permettent d’augmenter la productivité de processus, et plus seulement de tâches ou d’étape d’un processus. Leur impact est plus grand et permet de réduire les silos qui existent souvent dans les organisations.

Parmi les applications les plus utilisées de ces agents, compte :

• Le service aux client ou aux employés en lien avec des politiques ou des procédures
• L’intégration des nouveaux employés
• L’évaluation de documents, comme des CVs, des documents légaux, des offres de service, etc.
• La recherche d’information dans les répertoires de l’entreprise

Ces agents peuvent être connecté au web, ou aux documents de travail (Sharepoint) ce qui augmente encore plus leur performance.

Copilot possède plusieurs types d’agents :

• Des agents préconstruits par Microsoft pour répondre à des besoins généraux et fréquents:
  • Écrire des documents,
  • Générer des idées,
  • Écrire des prompts,
  • Gérer sa carrière,
  • Se développer.
• Des agents configurés par les utilisateurs grâce à une interface simple (Agent Builder)
• Des agents personnalisés :
  • Par fonction: Copilot pour les ventes, Copilot pour le service, etc qui ont été développés pour améliorer le travail dans les différentes fonctions de l’entreprise.
  • Configurés par l’organisation grâce à Copilot studio

1.3. Les systèmes de contrôle et de mesure

Enfin, les systèmes de contrôle et de mesure permettent d’assurer la sécurité des données, la gouvernance rigoureuse des données, des applications et des utilisateurs et du retour sur investissement de l’outil.

Un des grands avantages de Copilot est qu’il est bâti sur les règles définies par les organisations pour la gestion des applications de Microsoft 365. Cela simplifie énormément la sécurité et l’adoption de l’IA.

Il y a deux composantes distinctes: 

• Le système de contrôle répond directement aux préoccupations légitimes de la plupart des organisations qui veulent se prévenir contre les nombreuses menaces de cybersécurité mais aussi contre les nouveaux risques amenés par l’IA :
  • Accès à des données confidentielles par des personnes non autorisées (ex : les données des salaires!)
  • Partage involontaire de données aux compétiteurs,
  • Non respects de droits d’auteurs, de lois ou règlements de l’industrie.
• Enfin, un système de mesure permet de mesurer l’utilisation de l’outil, le retour sur investissement et d’optimiser les licences octroyées aux groupes d’utilisateur.

1.4. La vue d’ensemble

La combinaison de ces fonctionnalités fait de Copilot un outil idéal pour: 

1. Améliorer la productivité individuelle et des équipes
2. Augmenter l’efficacité des processus 
3. Développer une organisation innovante

En effet, Copilot est un 3 groupes de fonctionnalités qui permettent :

• de sécuriser les données
• d’augmenter la productivité individuelle
• d’automatiser les tâches et les processus

Ces trois fonctionnalités se combinent pour offrir une interface simple et unique pour utiliser l’IA générative dans:

• Le travail individuel
• Le travail d’équipe
• Les processus 
• Les fonctions de l’organisation (Ex: RH, Ventes, Service, Marketing, etc)

Et cette combinaison favorise la mise en place d’une organisation innovante « centrée sur l’IA » dans lesquelles :

• L’IA prend de plus en plus en charge de tâches répétitives
• Le travail des équipes se concentre de plus en plus sur des tâches complexes à haute valeur ajoutée 

Pour aller plus loin sur cette vision, consulter les excellents ouvrages des économistes Ajay Agrawal, Joshua Gans et Avi Goldgarb: Power and Prediction et Prediction Machine

2. Comment commencer avec Copilot?

Pour faciliter l’adoption de sa solution, Microsoft a déployé une version gratuite de Copilot. C’est là que nous vous conseillons de commencer.

Pour accéder à Copilot, il suffit simplement de suivre le logo: 

2.1. Accéder à Copilot 

Il y a plusieurs façons d’accéder à Copilot: 

• En tapant M365Copilot.com dans votre navigateur
• Par la barre des tâches si vous êtes sur Windows
• Directement de Edge 
• Depuis votre clavier (Touche avec le logo Copilot) pour certains claviers Windows
• En téléchargeant la version mobile 

2.2 Choisir sa version de Copilot

Il y a plusieurs versions de Copilot, qui portent chacune un nom différent:

• La version pour les comptes personnel et familial avec 2 options possibles:
  • Copilot, qui est l’option gratuite 
  • Copilot PRO, qui est l’option payante
• La version pour le travail ou les études avec là encore au moins deux options: 
  • Microsoft Copilot Chat qui est l’option gratuite, offrant également des fonctionnalités payables à la consommation 
  • Microsoft 365 Copilot qui est l’option payante donnant notamment accès à Copilot dans les applications 365 comme Word, Excel, etc.

Les différences visuelles vous permettent de savoir rapidement quelle version et option vous utilisez.

Tel que mentionné, nous vous conseillons de commencer avec Microsoft Copilot Chat, la version gratuite pour le travail ou les étudiants.

3. Commencer avec le chat de Copilot

3.1. Identifier les cas d’utilisation

Utiliser le Chat de Copilot est une bonne idée si vous ou vos équipes devez:  

• Lire et résumer des textes, comme des études de marché, des rapports, des sites webs, des manuels de procédures, des politiques des contrats, des appels d’offre, etc.
• Créer ou améliorer du contenu, du texte ou des images. On peut penser à des infolettres, des briefings de campagne marketing, des descriptions de poste, des scripts de service client, des présentation de ventes, des guides de procédures, etc.
• Générer de nouvelles idées, que ce soit pour un nouveau produit ou service, un nouveau programme, une stratégie d’amélioration des ventes ou de recrutement, etc. 
• Analyser des données et du contenu, dans des contextes aussi variés que les ventes, les RH, le service client, les coûts, etc.
• Apprendre de nouveaux sujets et se tenir au courant des tendances sur un domaine donné

Dans toutes ces tâches, l’utilisation d’un chat d’IA générative – que ce soit Copilot ou un autre – permet d’augmenter l’efficacité et la productivité.

3.2. Savoir utiliser le chat de Copilot

Utiliser le chat de Copilot n’est pas vraiment difficile.

Bon à savoir, le chat de Copilot:

• Utilise le modèle ChatGPT 4.o, un des plus performants sur le marché 
• Accepte des documents de formats divers (PPT, PDF, Word, etc)
• Se connecte sur le web ou sur les données de travail

Son interface est assez intuitive et ressemble beaucoup à d’autres interface de solutions similaires: 

Les utilisateurs de la version payante (Microsoft 365 Copilot) ont la possibilité de choisir s’ils veulent que Copilot utilisent les données du web (Web grounding) ou provenant de leur environnement de travail (Graph grounding) :

Ils auront également accès à Copilot au travers des applications 365, comme Teams, Outlook, Word, Power-Point, Excel, permettant d’accéder à plusieurs fonctionnalités intéressantes: 

• Résumé de rencontres
• Résumé de chaînes de courriel 
• Création de rapport dans Word
• Analyse de données dans Excel
• Modification de présentations
• Traduction de document
• Etc..

3.3. Savoir poser les bonnes questions

L’efficacité de Copilot, comme celle de toutes les applications d’IA génératives d’ailleurs, dépend de leur modèle mais aussi grandement de la qualité des questions qui lui sont posées. C’est ce qu’on appelle le prompt engineering.

Maîtriser l’art du prompt est ce qui va faire la différence entre le succès et l’échec de votre utilisation de Copilot.

Microsoft fournit un guide simple pour écrire de bons prompts qui doivent contenir au minimum: 

• Un objectif 
• Un contexte
• Une ou des sources 
• Des attentes  

Ces éléments sont les fondations du prompting avec Copilot.

L’art de savoir poser des questions à une IA générative, de dialoguer avec elle et de prendre des décisions en fonction des résultats générés est une des nouvelles compétences du futur. Elle est essentielle à développer pour pouvoir profiter des gains de productivité permises par l’IA.

Pour nous aider, Microsoft met à disposition plusieurs ressources:

• Une galerie de requêtes
• Des formations en ligne
• Des formations avec des formateurs donnés par les partenaires de Microsoft (voir par exemple le catalogue de formations offertes pas Optimisation+)
• Un agent d’aide à la rédaction de prompts (le Prompt Coach) 

4. Commencer à automatiser avec les agents

4.1. Qu’est-ce qu’un agent?

Un agent, c’est un assistant intelligent utilisant l’IA générative et des modèles de langage avancés pour nous aider dans des tâches cognitives complexes.

Plus la tâche est complexe, plus la valeur ajoutée d’un agent est grande.

Copilot Chat est un exemple d’agent qui permet de répondre à de nombreux besoins. Quand les questions deviennent plus complexes ou personnalisées, on fait appel à d’autres types d’agents. Regardons cela de plus près. 

4.2. Quand utiliser un agent?

Les agents sont souvent considérées lorsque vous ou vos équipes devez:  

• Répondre à des questions de clients, d’employés ou de partenaires sur des sujets portant sur des sujets variés dont les réponses se trouvent dans une politique ou des procédures (Ex: politique de retour, de remboursements, de paiement, de congés, d’avantage sociaux, de dépenses, etc.
• Intégrer régulièrement des nouveaux employés devant se former sur vos processus, politiques et procédures
• Analyser régulièrement une grande quantité de données ou des documents pour prendre des décisions (ex: des demandes de remboursement, des CVs, des factures, contrats etc…) 
• Rechercher de l’information dans vos répertoires ou l’historique de vos documents (ex: offres de service, projets, offre d’emploi, etc..

Dans toutes ces situations, les agents permettent d’automatiser les tâches et les processus, augmentant l’efficacité et la productivité.

4.3. Comment utiliser les agents?

Microsoft propose de nombreuses expériences d’agents dans son écosystème: 

• L’agent conversationnel Copilot (Copilot chat), que nous avons présenté plus tôt 
• Des agents préconfigurés
• Des agents à configurer
• Des agents personnalisés (ex: Copilot pour les ventes, Copilot pour le service)
• Des agents développés par des partenaires de Microsoft 

Dans les lignes qui suivent, nous décrirons les agents les plus simples (agents préconfigurés et agents à configurer).

Agents préconfigurés

Les agents préconfigurés sont des agents prêts à l’emploi qui répondent à des besoins standardisés et auxquels vous pouvez accéder directement à partir de l’interface de Copilot, en cliquant sur « Obtenir des agents ».

Les agents préconfigurés les plus populaires et utiles sont les suivants: 

• Coach d’écritures d’invites (Prompt Coach) 
• Coach d’écritures (Writing Coach)
• Coach d’idées (Idea Coach)
• Coach d’apprentissages (Learning Coach)
• Coach de carrières (Career Coach)
• Créateur d’image (Visual Creator)

Agents à configurer

Parmi ces agents, on trouve des agents simples pouvant être configurer par n’importe quel utilisateurs et d’autres plus complexes demandant un peu plus de connaissances.  

Les agents les plus simples peuvent être créés par les utilisateurs en utilisant la fonction « Agent Builder » accessible en cliquant sur « Créer un agent ». Il est alors possible de créer son propres agent à partir d’instructions en langage naturel ou d’un écran de configuration relativement simple. 

Parmi ces agents les simples, les plus populaires sont les suivants :

• Agent de recherche dans les politiques
• Assistant d’intégration 
• Évaluateur de CV
• Assistant de recherche
• Examen de contrats et de documents légaux

Et dépendamment de la version que vous avez, ces agents peuvent être connectés à: 

• des sources externes (Ex: Sites web spécifiques)
• des sources internes (Ex: Sharepoints, OneDrive)

Enfin, il existe aussi des agents plus complexes pouvant être paramétrés en utilisant le Copilot Studio par des équipes généralement plus spécialisées . 

5. Adopter l’IA en toute sécurité

Un des atouts de Copilot est qu’il s’intègre dans l’environnement que les utilisateurs de Microsoft 365 ont déjà.

Cela signifie que tous les paramètres de sécurité, les droits d’accès, la gestion des utilisateurs, etc. qui ont été définis pour déployer Microsoft 365 s’applique à Copilot. 

Cela ne signifie pas qu’il n’y a rien à faire quand on déploie Copilot, le minimum serait de faire une évaluation du niveau de préparation, mais cela simplifie évidemment beaucoup la situation.  

Pour le moment, nous n’en dirons pas plus vu l’intention initiale de cet article, mais nous gardons ce sujet fort intéressant et important pour un article séparé.

6. Choisir sa version de Copilot

Une des questions que tout le monde se pose en commençant avec l’IA et Copilot, est celle du retour sur investissement: est-ce que cela vaux vraiment la peine?

On a vu les gains potentiels que l’IA peut apporter. 

Il faut aussi regarder les coûts.

Et à ce chapitre, un des premiers éléments à considérer est le coût des licences. 

Microsoft suit un modèle freemium assez simple, avec: 

• Une version gratuite permettant de commencer
• Plusieurs options payantes au fur et à mesure que vous ajoutez des fonctionnalités

6.1. Choisir ses options de base

Microsoft offre deux options de base. Vous trouverez dans le tableau ci-dessous un outil pour vous aider à décider (à jour en date du 13 avril 2025): 

Commencer par la version gratuite permet de s’approprier Copilot et d’explorer les possibilités qui sont plus grandes qu’on pourrait le penser initialement. C’est notre recommandation. 

Elle donne accès: 

• Au chat utilisant le modèle ChatGPT 4.o (sans restriction) et connecté au web (Web Grounding)
• À la protection des données 
• À l’utilisation des agents préconfigurés
• À la configuration d’agents simples connectés au Web

Microsoft 365 Copilot permet de débloquer d’autres fonctionnalités dont: 

• La connection aux données professionnelles sauvegardées sur vos Sharepoint (Graph Grounding)
• L’intégration aux applications 365 (Teams, Outlook, Word, Excel, Power-Point) 

Juste connecter Copilot avec Sharepoint est d’une grande valeur. 

6.2. Optimiser les coûts avec une stratégie personnalisée

Entre ces deux options, Microsoft offre une formule « à la consommation » que toute organisation devrait considérer dans sa stratégie de déploiement. 

En effet, celle-ci permet à un groupe d’utilisateur d’utiliser un agent connecté à un Sharepoint sur la base de son utilisation, à un coût très intéressant. 

Par exemple, une entreprise donnant à tous ses employés un accès à un agent RH répondant à leurs questions portant sur les politiques d’avantages sociaux pourrait décider de donner:  

• Une licence payante (30USD) aux quelques personnes qui configurent l’agent
• Une licence gratuite à tous ses employés et profiter d’une facturation en fonction de l’utilisation

C’est une des solutions économiques qui existent pour commencer à profiter de l’IA à un coût très raisonnable.

7. Comment déployer Copilot? 

En résumé, Copilot est un outil qui permet de profiter simplement et en sécurité de la puissance de l’IA générative pour augmenter la productivité: 

• Des personnes
• Des équipes 
• Des processus
• De l’organisation 

Son adoption s’accompagne de changements importants dans les méthodes de travail et les compétences, et il est donc important de connaître et mettre en place les conditions de succès.

7.1 Connaître les conditions de succès

L’IA se déploie depuis quelques années et on connait maintenant les principales conditions de succès de ces projets.

Ils sont au nombre de trois:  

• Des dirigeants engagés, qui  :
  • Ont une stratégie claire pour le déploiement de l’IA
  • Mettent sur pied un comité AI pour conduire le projet
  • Se forment et donnent l’exemple
  • Établissent des priorités claires
• Un accompagnement humain des équipes pour :
  • Créer un projet positif qui génère de l’enthousiasme  
  • Former les utilisateurs  
  • Écouter les commentaires et faire les ajustements requis
• Une préparation technique pour
  • Sécuriser l’infrastructure de données
  • Réviser les politiques en place
  • Identifier et gérer les risques de manière proactive
  • Former les équipes techniques 

7.2 Commencer petit

Les projets qui réussissent ont tous un point en commun: ils commencent petit. 

L’idée est de créer un premier succès, avec un petit groupe d’employé ouvert à expérimenter, et d’étendre par la suite à d’autres groupes, ou d’autres objectifs, et progresser jusqu’à l’étendre à l’ensemble de l’organisation.   

L’expérience montre qu’il y a trois approches pour commencer, selon le rythme des organisations : 

1. La préparation des dirigeants grâce à des ateliers de formation et la planification avec eux d’un premier projet 
2. Le déploiement d’un pilote avec un petit groupe d’utilisateurs (idéalement plus que 10) pour obtenir un gain rapide avec Microsoft 365 Copilot
3. Le déploiement d’un pilote impliquant la création d’un premier agent sur un cas d’usage à fort impact (par exemple : un agent RH répondant aux questions sur les avantages sociaux des employés)

8. Prochaines étapes

Maintenant que vous avez une meilleure compréhension de Copilot, à vous de jouer: essayez-le, appliquez le dans votre travail.

Surtout, n’oubliez jamais que c’est juste un outil et que sa performance dépend beaucoup de la manière dont vous lui poser vos questions. Une fois que vous aurez pris le tour, vous serez étonné de vos résultats. 

Bon apprentissage!