Optimisez vos frais d’administration

Quels sont vos coûts administratifs? Où perdez-vous en efficacité et que pouvez-vous faire pour y remédier? 

Nous rêvons de légèreté au travail pour tous. Que chaque personne trouve du sens et de l’épanouissement, qu’elle soit employée ou entrepreneure. 

Ça passe entre autres (beaucoup), par une administration et une gestion efficace et sans friction qui s’adapte aux réels besoins des équipes et des clients. 

Une administration A.M.I, c’est notre promesse. C’est ce qu’on fait pour nos clients afin qu’ils aient plus de temps pour leurs gens et leurs projets qui comptent vraiment. 

>>>>> A.M.I c’est : Agile. Minimaliste. Intelligente. 

Avec des méthodes d’excellence organisationnelles  et l’intelligence artificielle, nous transformons et allégeons vos processus et implantons des agents automatisés dans tous les sphères de votre entreprise ; marketing et ventes, opérations, service client, gestion de projets, RH, finances et juridique. 

Dans notre approche, l’IA ne remplace pas les humains, elle les libère des tâches administratives frustrantes et répétitives. 

 

La structure administrative: nécessaire, mais à quel coût? 

Dans le domaine de l’éducation, 50 % des dépenses d’un établissement sont engloutis par l’administration et la gestion. Dans la construction, on parle de 25 %, ce qui est encore beaucoup. 

Les coûts administratifs et de gestion regroupent l’ensemble des dépenses indirectes nécessaires au fonctionnement d’une organisation, par opposition aux coûts directement liés à sa mission ou à sa production. 

Ils incluent typiquement les salaires du personnel administratif, les dépenses de bureau (loyer, électricité, fournitures), les frais de TI (matériel informatique, logiciels), les coûts de gestion financière et juridique (assurances, audit, conformité), ainsi que d’autres charges générales (déplacements, formation interne, etc.) 

Aucune entreprise ou organisme ne peut fonctionner sans ces frais de structure. 

Mais elle peut les réduire de 30 à 50 % en adoptant l’IA en combinaison avec des méthodes organisationnelles éprouvées. 

Réimaginer votre administration avec les possibilités de l’IA  est une première étape vers la réduction des coûts. 

Dans les services professionnels, c’est souvent 100% des activités qui consiste à «manipuler des documents». C’est le cœur de leur activité. 

Dans tous les secteurs, le temps dédié au travail administratif ne cesse d’augmenter, réduisant le temps disponible pour servir d’autres clients : les médecins rédigent des rapports, les chefs de chantier cherchent les demandes de changement, les ingénieurs rédigent des offres de service de plusieurs dizaines de pages…  

Cette intensité administrative, c’est le propre du travail moderne.  

Imaginez maintenant que vous puissiez réduire de 30% le poids de cette administration et le temps dédié à la paperasse à la place de servir vos clients. 

 

Et si l’IA nous permettait de réduire radicalement les coûts? 

Aujourd’hui, l’IA, c’est bien plus que les agents conversationnels comme ChatGPT, Gemini ou Copilot. L’IA, ce sont des agents IA qui possèdent de nouvelles capacités qui permettent d’automatiser des processus entiers. 

Pensez aux voitures autonomes qui commencent à se déployer dans certaines villes.  

• Ces voitures capables de collecter un grand nombre de données pour « voir » de ce qui se passe dans leur environnement direct (Sensing). 

• Découper leurs tâches en sous-tâches pour aller d’un point A à un point B (Planning). 

• Réaliser des actions : tourner le volant, ralentir et accélérer (Acting). 

• Appendre et s’améliorer dans le temps (Reflecting). 

Les agents IA qu’ont retrouve dans les plateformes IA possèdent ces mêmes capacités SPAR (Sensing, Planningm Acting, Reflecting) 

Et avec ces nouvelles capacités, il devient possible de déployer  des processus administratifs complètement différents: 

• Des projets qui sont planifiés, coordonnées, surveillés entièrement par une IA 

• Des infolettres qui sont créées et publiées par l’IA  

• Des opérations et des équipements optimisés par l’IA pour réduire les coûts et augmenter les revenus 

• Du support technique ou client offerts du début jusqu’à la fin par des chatbots  

• Des factures qui sont traitées de la réception à la conciliation bancaire par l’IA 

 

 Vous servez vos clients… mais à quel prix ? 

Si votre entreprise parvient à livrer la marchandise, ce n’est pas grâce à l’efficacité de ses systèmes : c’est grâce à vous. 

 
Vous et vos équipes compensez chaque jour pour des processus lourds, des outils mal adaptés et une coordination défaillante. Vous tenez la barque à bout de bras. 

Mais cette performance a un coût : 

• Stress chronique, car tout repose sur la débrouillardise individuelle. 

• Fatigue accumulée, parce que chaque tâche demande plus d’efforts qu’elle ne devrait. 

• Épuisement professionnel, quand les solutions temporaires deviennent la norme. 

• Et parfois même absentéisme ou arrêts de travail, quand le corps et l’esprit disent stop. 

Attention, ce n’est pas une fatalité. 

 
Optimiser les processus, c’est redonner de l’air aux équipes, améliorer la qualité de vie au travail et renforcer la capacité réelle de l’entreprise à bien servir ses clients — sans s’épuiser. 

 

Réduisez vos coûts tout en augmentant la qualité des services 

Améliorer les méthodes organisationnelles en y intégrant des agents IA amène non seulement une réduction des coûts, mais plus de temps pour servir plus de clients. 

Exemples de cas 

Un entrepreneur général qui possédait plusieurs engins lourds qu’il n’utilisait qu’occasionnellement a pu les revendre et louer à la demande, réduisant ses coûts fixes annuels tout en maintenant sa capacité opérationnelle grâce à un logiciel automatisé avec Power Automate pour suivre l’inventaire en temps réel. 

Une PME de construction de Montréal a entrepris un chantier de réduction de ses frais indirects en 2023. Elle a informatisé la gestion de ses appels d’offres et factures avec l’IA, éliminant presque totalement le papier (plans, bons de commande) – ce qui lui a fait économiser ~12 000 $ par an en impressions et messagerie. 

Un cégep a automatisé ses relances de suivi des absences et des relevés de notes via un système numérique, ce qui a réduit de 40 % le temps de traitement de ces suivis administratifs tout en améliorant la réactivité envers les étudiants 

Un petit cabinet de conseil a mis en place un assistant virtuel pour traiter automatiquement les courriels entrants simples et planifier les rendez-vous : cela a permis de réduire de 50 % le temps que le directeur consacrait au marketing et à l’administration, tout en augmentant les résultats commerciaux. 

Une agence marketing de Québec a formé son équipe à mieux utiliser les outils collaboratifs (Teams, Planner) et à standardiser les processus. Résultat : les délais de production se sont améliorés et, fait notable, l’équipe administrative a pu être réduite de 6 à 4 personnes sans perte de service, simplement par attrition et réaffectation des tâches 

Chaque minute que vous ne passez pas dans l’administration est du temps qui peut être facturé à travailler sur le dossier d’un client.

 

Une vision de l’administration “libérée” 

Une administration A.M.I vise à réduire au maximum les coûts et les pertes de temps dû à la bureaucratie dans les entreprises, les organisations publiques et les OBNL. Pourquoi? Pour redonner du sens au travail et avoir plus de temps pour s’occuper des gens et accomplir nos missions. 

Nous sommes le seul cabinet spécialisé dans l’efficacité administrative avec l’IA au Québec. Nous sommes en mesure de garantir à toute entreprise (microentreprise, PME, grande entreprise, organisation publique) de réduire ses coûts administratifs d’au moins 30 % (ou argent remis). 

De même que 12 heures d’économies par mois par employé! C’est ce que nous avons réalisé dans un département marketing en combinant des principes Lean à une équipe d’agents IA. 

Ces gains d’efficacité réduisent vos coûts, augmentent vos revenus. Ils améliorent votre rentabilité. 

Découvrez comment votre entreprise peut économiser dès ce trimestre 

 

Le savoir-faire humain-IA 

Les possibilités de ces nouvelles technologies sont infinies et il est facile de se perdre ou de se sentir débordés ou confus.  

Et c’est sans compter les risques bien réels qui accompagnent l’implantation de l’IA : fuite de données, préoccupations des employés, utilisation non éthique de l’IA.  

C’est un projet qui est autant technologique qu’humain.  

C’est pourquoi, notre première étape consiste à choisir et concevoir l’équipe d’agents IA qui va vous permettre de progresser vers une administration AMI : Agile, Minimaliste, Intelligente. 

On identifie avec vous l’équipe d’agent qui : 

• Aura le plus grand impact sur les coûts et les revenus  

• Est techniquement faisable  

• Sera le plus simple à déployer dans votre organisation  

• Sera accepté par vos équipes 

En partant de ce qui est possible aujourd’hui avec la technologie et des tendances à venir, on vous aide à définir votre vision de l’efficacité administrative dans votre organisation.  

Vous ouvrez de nouveaux possibles, vous questionnez vos croyances, vous vous permettez de rêver à une organisation complètement différente. 

Penser grand petit, commencer petit : c’est la recette du succès!  

On vous aide à sélectionner les meilleures opportunités. Celles que vous pouvez mettre en œuvre rapidement, qui vont avoir un impact concret sur vos coûts et vos revenus et que votre équipe va adopter au premier jour.  

On calcule avec vous votre retour sur investissement. Le ROI est inférieur à 30%? On retourne à la table à dessin!  

Ce que vous voulez, ce n’est pas automatiser un processus. Ce que vous voulez, c’est une solution qui va augmenter dégager de nouvelles ressources pour faire plus et mieux.  

C’est un projet qui va en entrainer un autre, et encore un autre pour devenir une organisation hyper-efficace. Une organisation avec une administration AMI. 

On audite avec vous les conditions de succès : la qualité des données, la standardisation des processus, l’infrastructure TI et les compétences de vos équipes sont les fondations qui vous permettront d’initier et d’alimenter ce cercle vertueux. 

En même temps que vous planifiez votre projet, vous trouvez des low-hanging fruits pour optimisez vos pratiques de travail   

• Tâches administratives sans valeur ajoutée pouvant être éliminées 

• Entrées de données multiples,  

• Processus complexe et long d’approbations 

• Délais d’approbations,  

• Réunions inutiles  

• Politiques ou procédures lourdes  

• Etc 

 

Nous voyons ce que vous ne voyez plus. 

Et avons des solutions que vous ne connaissez pas.   

Chaque organisation a des besoins spécifiques et des méthodologies déjà en place. Ce service nous permet d’identifier les solutions pertinentes dans votre situation précise afin de doubler l’efficacité au sein de vos équipes avec l’IA.  

Contrairement aux chaînes de production où les problèmes sautent aux yeux, les inefficacités administratives sont souvent invisibles.  

Résultat : il devient difficile de savoir ce qui freine vraiment la performance… et par où commencer pour l’améliorer. 

Prêt à réduire vos coûts administratifs ? 

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Références 

Keevee. “Average Overhead Costs by Industry.” Keevee, www.keevee.com/overhead-costs-by-industry. Consulté le 11 août 2025. 

Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT). Politique de frais de gestion et d’administration de la Fondation de l’UQAT. Fondation de l’UQAT, www.uqat.ca/uqat/fondation/doc/politique-frais-gestion.pdf. Consulté le 11 août 2025. 

Espace Idées. “Les frais administratifs : essentiels à la réalisation de la mission !” Espace Idées, http://espaceidees.ca/les-frais-administratifs-essentiels-a-la-realisation-de-la-mission/. Consulté le 11 août 2025. 

Statistique Canada. “Corporate Profitability and Inflation: 2017 to 2022.” Statistique Canada, 2023, www150.statcan.gc.ca/n1/pub/62f0014m/62f0014m2023004-eng.htm. Consulté le 11 août 2025.